Kaikki tuntuvat olevan nykyään kiireisiä. Se on jopa muotia ja sitä ihaillaan: Opiskelijat kilpailevat keskenään siitä, kenellä on tiukin aikataulu ja eniten hommia rästissä.
Jatkuva kiire ei kuitenkaan ole hyväksi. Se lisää pitkäaikaista stressiä ja heikentää elämänlaatua.
Nykymaailmassa ajanhallinta on taito, jonka merkitys kasvaa jatkuvasti.
Ajanhallinnan vaikeus
Hyvänä nyrkkisääntönä voidaan pitää seuraavaa: Mitä tarkemmin suunnittelet ajankäyttösi, sitä enemmän saat aikaan. Syy tälle on simppeli. Ajankäytön suunnittelu nimittäin vähentää prokrastinaatiota sekä muuta turhaa ihmettelyä.
Lue lisää: Lopeta prokrastinaatio näillä 8 vinkillä
Eli aina pitäisi vain suunnitella oma elämänsä mahdollisimman tarkasti? Ei ihan niinkään.
Ainakin oman kokemukseni mukaan tarpeettoman tarkka elämän aikatauluttaminen heikentää elämänlaatua. Kaikesta tekemisestä tulee pelkkää suoritusta, ja sitä ei kykene enää nauttimaan toimettomuudesta.
Toisaalta on selvää, että ajanhallinnan hylkääminenkään ei ole ratkaisu, sillä se luo hurjaa kiirettä ja tarpeetonta stressiä (Kabir 2017).
Sanoisin, että ajanhallinnan vaikeus on juuri näiden kahden ääripään välillä tasapainon löytäminen.
Ajanhallinta opiskelussa
Opiskelijalla kiireiset ja vähän löysemmät ajat vaihtelevat säännöllisin väliajoin. Jaksojen lopussa ja koeviikolla 24 tunnin vuorokaudet eivät tahdo riittää, kun taas jakson alussa tuijotellaan kattoon ja mietitään “kuka minä olen” ja “mikä on elämän tarkoitus”.
Koeviikoilla kannattaisi siis suunnitella elämäänsä tarkasti, ja muina aikoina saa luvan kanssa ottaa vähän rennommin.
Tämän takia esittelenkin kaksi eri ajanhallintatapaa kahteen eri tilanteeseen:
- “Normitaso”: silloin kun elämä kulkee omalla painollaan. Ajanhallinnan tavoitteena on välttää prokrastinaatiota ja saada tehtävät tehtyä ilman kiirettä.
- “Kakkaa tuulettimessa-taso” (anteeksi tökerö anglismi): elämä tuntuu kaatuvan päälle, deadlinet koputtelevat ovella ja kuljet ympäri vuorokauden kahvikuppi kädessä.
Normitason vinkeillä tavoitteena on toki, että kakkaa tuulettimessa-tason vinkeille ei olisi ikinä käyttöä. Mutta kuten me kaikki tiedämme, niin life happens.
1. Normitaso
Yleensä ainoa ajanhallintaan tarvittava työkalu on vanha kunnon kalenteri. Fyysinen kalenteri sopii hyvin, tai sitten voi käyttää digitaalista kalenteria. Kaikki kalenterimerkinnät kannattaa kerätä yhteen kalenteriin, jotta elämän suunnittelu on mahdollisimman helppoa.
Tärkeintä on, että todella laittaa kalenteriin kaiken oleellisen ja tekee suunnitelmia etukäteen.
Mitä kaikkea kalenteriin kannattaa merkitä? Se on lähinnä mielipidekysymys. Alla on idealista merkkaamisen arvoisista asioista tärkeimmistä ei-niin-välttämättömiin:
- Kaikki kouluun ja muuhun elämään liittymättömät tärkeät menot
- Koeviikon koeaikataulu sekä lukusuunnitelmat kokeita varten
- Muut isommat koulutyöt, esim. tutkielmien ja esseiden palautuspäivät sekä niiden “välietappideadlinet”
- Liikunnan harrastaminen
- Tuntien kotitehtävät
Kokeiden lukusuunnitelmat kannattaa tehdä jo hyvissä ajoin, ennen kuin niitä tarvitaan. Jos esimerkiksi kertaat yleensä kokeisiin kolmena iltana, kannattaa lukusuunnitelmat tehdä jo viikkoa ennen koetta. Jos nimittäin alkaa suunnittelemaan lukemista vasta kolmea päivää ennen koetta, saattaa huomata, että oikeasti tarvitsisikin enemmän aikaa kurssin kertaamiseen.
Lue lisää: Lukusuunnitelma kokeeseen: perusteet ja case study
Kalenterin pitämisellä on kaksi tavoitetta:
- Varmistaa, ettei unohda mitään tärkeää
- Suunnittelemalla elämää etukäteen voi tasoittaa hektisen kiireen ja rennon tylsistymisen vaihteluja. Jos esimerkiksi tietää, että ensi viikon perjantaiksi pitää tehdä ryhmätyö sekä 10 sivun essee ja että on myös sinä päivänä kurssikoe ja sanakoe niin tiedät, ettei kaikkea kannata aloittaa vasta kolmea päivää aikaisemmin!
2. Kakkaa tuulettimessa-taso
Kuten sanottua, huolellinen kalenterin pito on luultavasti riittävä keino ajanhallintaan suurimman osan ajasta. Mutta joskus se ei kerta kaikkiaan riitä.
Silloin suunnittelussa mennään vain askel pidemmälle: Viikkojen ja päivien sijaan ajankäyttö suunnitellaan tunnin tarkkuudella.
Kyseessä on Cal Newportin 2013 kehittämä ajan jaksotus (time blocking)-menetelmä. Siinä suunnitellaan päivän aikataulut tarkkaan aina taukoja myöten. Tarvittavat tehtävät aikataulutetaan edellisen päivän iltana.
Menetelmä on yksinkertainen:
- Selvitä, mitä tehtävälistalla on seuraavalle päivälle: Ota huomioon kouluhommien lisäksi ruokailut, matkustus, harrastukset ja muut ajanvietteet.
- Katso, milloin seuraavan päivän pakolliset menot ovat ja laske, kuinka paljon aikaa jää niiden ulkopuolelle.
- Ottaen huomioon olemassaolevan kokonaisajan, kohdenna kaikille tehtäville sopivan pituinen aikarako aikataulussa. Jätä kuitenkin tehtävien väliin myös liikkumavaraa, sillä no, elämä ei aina mene kuin Strömsöössä.
Ajan jaksottamisen lisäksi saattaa olla hyödyksi luoda myös not-to-do-lista. Kyseessä on siis Tim Ferrisin 2007 esittelemä idea, jossa tehtävien asioiden sijaan listataankin asioita, joita ei saa tehdä. Tavoitteena on vähentää prokrastinaatiota.
Ennen listan tekoa mieti, mitkä turhuudet vievät päivästäsi liikaa aikaa. Kuuluuko esim. somessa roikkuminen tai youtube-videoiden katselu niihin?
Sitten yksinkertaisesti et anna itsesi tehdä niitä, ennen kuin päivän hommat on saatu valmiiksi.
Se saattaa tuntua rajulta, mutta se on kuitenkin välttämätöntä, jotta selviät kunnialla pahimman kiireen yli.
Tämä ei kuitenkaan tarkoita, etteikö saisi aikatauluttaa mukaan yhtään lepoa ja taukoa. Totta kai taukoja pitää olla! Ne pitävät tuottavuuden korkealla ja tekevät hommasta paljon miellyttävämpää.
Pointti on, että tauotkin aikataulutetaan päivän ohjelmaan mukaan. Näin ehkäistään suunnittelematonta “ajautumista” muihin asioihin silloin, kun pitäisi tehdä töitä.
Lähteet:
Ferris, Tim. (2007) The Not-To-Do List: 9 Habits to Stop Now [viitattu 5.8.2021, saatavilla https://tim.blog/2007/08/16/the-not-to-do-list-9-habits-to-stop-now/]
Kabir, Syed Muhammad. (2017). STRESS AND TIME MANAGEMENT. [viitattu 5.8.2021, saatavilla https://www.researchgate.net/publication/325546110_STRESS_AND_TIME_MANAGEMENT]
Newport, Cal. (2013) Deep Habits: The Importance of Planning Every Minute of Your Work Day [viitattu 5.8.2021, saatavilla https://www.calnewport.com/blog/2013/12/21/deep-habits-the-importance-of-planning-every-minute-of-your-work-day/]
Liittymällä Opiskelukoulun sähköpostilistalle saat ilmaiseksi e-kirjan ”3 tärkeintä opiskelutekniikkaa, joita ei koulussa kerrota”!